Polityka prywatności i RODO

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z usługi Allune.ai jest właściciel platformy Allune.ai (dalej: „Administrator").

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw wynikających z RODO można kontaktować się z Administratorem na powyższy adres e-mail.

Administrator przetwarza następujące kategorie danych osobowych:

2.1. Dane rejestracyjne

• adres e-mail (wymagany do założenia konta i logowania);
• dane karty płatniczej oraz informacje o transakcjach — przetwarzane wyłącznie przez operatora płatności Stripe (Administrator nie przechowuje pełnych numerów kart, zgodnie z normami PCI DSS).

2.2. Dane z dokumentów finansowych

Użytkownik dodaje faktury i rachunki na jeden z trzech sposobów: przekazując wiadomość e-mail z fakturą na adres @invoices.allune.ai, wgrywając plik (PDF lub zdjęcie) przez panel Allune.ai, lub ręcznie wypełniając formularz. Dokumenty mogą zawierać:

• dane kontrahentów (nazwy, adresy, numery NIP/VAT);
• kwoty, terminy płatności i szczegóły rozliczeń;
• imię, nazwisko i adres użytkownika widoczne na fakturze.

Dokumenty przesyłane są do systemu analizy AI wyłącznie na zlecenie użytkownika. Model językowy AI zwraca zanonimizowaną wersję tekstu (z zastąpionymi danymi osobowymi klienta znacznikiem [UKRYTE]) — ta wersja jest przechowywana w bazie danych zamiast oryginału. Oryginalne pliki PDF i zdjęcia nie są trwale przechowywane przez Usługodawcę.

2.3. Dane techniczne i sesyjne

• sesja uwierzytelniania zarządzana przez Supabase Auth (tokeny JWT / cookies sesyjne);
• adres IP, typ przeglądarki, data i czas korzystania z Usługi (logi systemowe).

2.4. Pomiar lejka (serwer i — po zgodzie — interakcje)

Cel: ocena skuteczności strony publicznej i kampanii (landing → rejestracja → konto Free), utrzymanie wiarygodności statystyk (oddzielenie ruchu zewnętrznego, testów QA i botów) oraz ograniczenie nadużyć zapisów — w formie dziennych liczników, bez profilowania marketingowego w warstwie serwerowej.

Bez zgody na opcjonalną analitykę rejestrujemy wyłącznie podstawowe nawigacje HTTP po stronie serwera: wejście na stronę główną, wejście na stronę rejestracji oraz zagregowany fakt utworzenia konta Free (backend). Rejestrujemy też anonimowe liczniki dzienne dla pierwszego kliknięcia w banerze cookies (akceptacja wszystkich, odrzucenie opcjonalnych, otwarcie ustawień z banera) oraz zagregowane liczniki korzystania z publicznego kalkulatora na stronie głównej: pierwsze wejście w sekcję kalkulatora w danej karcie (calc_view), kliknięcie CTA prowadzącego do kalkulatora (hero_cta_calc) oraz pierwsze uzyskanie niezerowego wyniku w kalkulatorze w danej karcie (calc_result, po krótkim opóźnieniu technicznym) — wyłącznie jako nazwa zdarzenia, dzień i kategoria ruchu (zewnętrzny / QA / bot), bez UTM, bez kwot, bez identyfikatorów użytkownika i bez uruchamiania Google Analytics, Microsoft Clarity ani Meta Pixel. Późniejsze zmiany w panelu „Ustawienia cookies” (np. ze stopki) nie zwiększają liczników banera. W tabeli statystyk nie zapisujemy pełnego adresu URL, identyfikatorów reklamowych (np. fbclid, gclid), adresu IP, identyfikatora urządzenia ani profilu użytkownika. Osobno operatorzy hostingu (np. Vercel) mogą przetwarzać adres IP w logach infrastruktury — patrz § 2.3 i § 4.

Po zgodzie na opcjonalną analitykę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO — w zakresie objętym zgodą) uruchamiamy Google Analytics, Microsoft Clarity i Meta Pixel (§ 7) oraz możemy rejestrować w tych narzędziach zdarzenia marketingowe (np. CTA, kalkulator z parametrami zagregowanymi). Liczniki serwerowe kalkulatora opisane powyżej działają niezależnie od tej zgody; zgoda nie powoduje ponownego zliczenia tych samych interakcji w warstwie opcjonalnej analityki w sposób identyfikujący użytkownika w funnel_stats_daily. Osobno rejestrujemy zgodę z przeglądarki m.in. wysłanie formularza rejestracji (reg_submit) — wyłącznie jako nazwa zdarzenia, z UTM z adresu strony, bez kwot w zapisie serwerowym.

• Agregaty dzienne w bazie: data, typ zdarzenia, kategoria ruchu (zewnętrzny / QA / bot); dla nawigacji serwerowej opcjonalnie whitelisted UTM (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content); liczniki banera cookies (consent_*) i kalkulatora (hero_cta_calc, calc_view, calc_result) — zawsze bez UTM;
• Tryb QA (testy wewnętrzne): po wejściu z prywatnego, podpisanego linku ustawiane jest techniczne cookie sesji QA (patrz § 7); w rejestracji testowej może być tymczasowo zapisany adres e-mail w celu oznaczenia konta testowego (maks. 7 dni, patrz § 6); flaga konta testowego w metadanych auth — wyłącznie po stronie serwera.

Podstawy prawne (RODO): zagregowany pomiar serwerowy (nawigacje, liczniki UTM, rozpoznanie botów) oraz przetwarzanie w trybie QA (e-mail testowy, flaga konta) — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora: statystyka produktu i kampanii, integralność danych, wewnętrzne testy). Zagregowany fakt utworzenia konta Free może dodatkowo opierać się na art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy / rejestracja). Interakcje JS i narzędzia analityczne — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda). Przeprowadziliśmy wewnętrzną ocenę interesu (LIA); nie stanowi to potwierdzenia zgodności przez organ nadzorczy (PKE) ani opinii prawnej.

Nierozstrzygnięte kwestie (monitorowanie): klasyfikacja cookie QA w przepisach o cookies (PKE) — czy wymaga osobnej informacji w banerze; konieczność zapisu parametrów UTM w agregatach; teoretyczne ryzyko re-identyfikacji przy bardzo rzadkich kombinacjach UTM i daty; ewentualna konieczność DPIA — szczegóły w wewnętrznym dokumencie LIA (docs/PRIVACY_FUNNEL_LIA.md w repozytorium produktu). W razie sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie lit. f — kontakt: adrian@allune.ai (art. 21 RODO).

Dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

• Realizacja usługi — świadczenie asystenta finansowego Allune.ai, w tym odbiór, analiza AI i kategoryzacja przesłanych dokumentów oraz prezentacja wyników w panelu użytkownika;
• Automatyczne przetwarzanie dokumentów — ekstrakcja danych z faktur (kwoty, daty, kontrahenci, kategoria wydatku) za pomocą modelu językowego GPT-4o-mini (OpenAI), z jednoczesną anonimizacją danych osobowych widocznych w treści dokumentu;
• Wysyłka raportów e-mail — przesyłanie potwierdzenia zaksięgowania transakcji wraz z podsumowaniem monitorowanych usług (dotyczy planu Autopilot);
• Obsługa płatności cyklicznych — rozliczanie subskrypcji Autopilot, wystawianie potwierdzeń i zarządzanie kontem rozliczeniowym;
• Komunikacja z użytkownikiem — wiadomości powitalne, potwierdzenia, linki logowania (magic link) oraz odpowiedzi na zapytania;
• Dochodzenie roszczeń i wypełnianie obowiązków prawnych — w zakresie przewidzianym przepisami prawa.
• Pomiar lejka — jak w § 2.4: serwer i QA — lit. f (ew. lit. b dla utworzenia konta); interakcje JS i analityka — lit. a (zgoda).

Podstawą prawną przetwarzania jest: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), wypełnienie obowiązku prawnego (lit. c) oraz prawnie uzasadniony interes Administratora (lit. f).

W celu prawidłowej realizacji Usługi Administrator powierza przetwarzanie danych osobowych zaufanym podmiotom trzecim na podstawie umów DPA (Data Processing Agreement) zgodnych z art. 28 RODO.

Dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy wyłącznie gdy podmiot odbierający zapewnia odpowiedni stopień ochrony (Standardowe Klauzule Umowne lub decyzja Komisji Europejskiej o adekwatności).

Każdemu użytkownikowi przysługują następujące prawa wynikające z RODO:

• Prawo dostępu — uzyskanie informacji o przetwarzanych danych oraz kopii danych;
• Prawo do sprostowania — żądanie poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych;
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym") — w przypadkach przewidzianych w art. 17 RODO;
• Prawo do ograniczenia przetwarzania — w sytuacjach określonych w art. 18 RODO;
• Prawo do przenoszenia danych — otrzymanie danych w ustrukturyzowanym formacie;
• Prawo do sprzeciwu — wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora;
• Prawo do cofnięcia zgody — w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem.

Aby skorzystać z powyższych praw, należy skontaktować się z Administratorem: adrian@allune.ai. Administrator odpowiada bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 30 dni.

Użytkownik ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

Dane przechowywane są przez następujące okresy:

• Dane konta (e-mail, profil) — przez czas aktywności konta, a po jego usunięciu przez okres wymagany przepisami prawa (maks. 5 lat);
• Zanonimizowane dane faktur (dostawca, kwota, data, kategoria) — przez czas aktywności konta użytkownika; usuwane na żądanie;
• Dane płatnicze — przechowywane przez Stripe zgodnie z ich własną polityką i wymogami PCI DSS; Administrator nie przechowuje tych danych samodzielnie;
• Logi techniczne — maks. 90 dni, wyłącznie w celach diagnostycznych.
• Agregaty lejka (funnel_stats_daily) — liczniki dzienne zdarzeń, automatycznie usuwane po 90 dniach (pg_cron); bez identyfikatorów użytkownika;
• Intencje rejestracji QA (funnel_qa_signups) — adres e-mail zapisany wyłącznie w sesji testowej QA, maks. 7 dni od zapisu; po upływie terminu rekordy są usuwane (m.in. zaplanowane zadanie pg_cron w bazie Supabase oraz czyszczenie przy odczycie wygasłych wpisów).

Platforma Allune.ai wykorzystuje cookies niezbędne (sesja logowania, płatności Stripe) oraz — po Twojej zgodzie — cookies analityczne (Google Analytics, Microsoft Clarity) oraz marketingowe (Meta Pixel — pomiar odwiedzin wyłącznie na stronach publicznych, bez przekazywania treści faktur ani danych konta).

Cookies sesyjne (Supabase Auth) są wymagane do logowania. Analityka i marketing (Meta Pixel) uruchamiają się osobno — dopiero po Twoim wyborze w banerze lub w „Ustawieniach cookies” w stopce; możesz w każdej chwili zmienić decyzję.

Cookie techniczne trybu QA (allune_funnel_qa): ustawiane wyłącznie po świadomym wejściu z prywatnego, podpisanego linku testowego Administratora (nie dla zwykłych gości); służy wyłącznie do oznaczenia sesji wewnętrznych testów produkcyjnych i oddzielenia statystyk QA od ruchu zewnętrznego. Cookie HttpOnly, Secure, ważne maks. 6 godzin, bez profilowania marketingowego i bez cross-site tracking; nie zastępuje zgody na cookies analityczne. Przetwarzanie powiązane z QA (w tym cookie) — patrz podstawa lit. f w § 2.4. Klasyfikacja tego cookie w PKE (baner vs. wyłącznie polityka) nie została jeszcze zweryfikowana przez organ nadzorczy.

Użytkownik może zarządzać plikami cookies w ustawieniach przeglądarki. Wyłączenie cookies technicznych może uniemożliwić korzystanie z funkcji wymagających aktywnej sesji.

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka naruszenia praw i wolności osób fizycznych, w tym szyfrowanie transmisji (SSL/TLS), szyfrowanie danych w spoczynku (at-rest encryption), kontrolę dostępu oraz regularne przeglądy procedur bezpieczeństwa.

Polityka Prywatności może ulegać aktualizacji. O istotnych zmianach użytkownicy zostaną poinformowani drogą elektroniczną lub poprzez komunikat w Usłudze.

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prosimy o kontakt: adrian@allune.ai.